Част 2 – Съдържание на презентацията

След като сте  предвидили всичко около организацията на презентацията (Част 1- Подготовка за срещата и предварително планиране), е време да започнете със съдържанието на самата презентация.

Единственото по-лошо от скучна презетанция, е дълга и скучна презентация. Вероятно поне веднъж сте изпитвали на свой гръб екзистенциалното отчаяние да бъдеш закотвен на отегчително събитие, от което не можеш да си тръгнеш. Сега си представете вие да сте тези, които причиняват тази душевна драма на другите…Прекалено жестоко е.

За да избегнете подобни ситуации, обмислете основните фактори, които оказват влияние върху вашата презентация:

  1. Цел: Дефинирайте ясна цел, която искате да постигнете с презентацията. Например: да накарате някой да купи вашия продукт; да се представите като специалист в дадена област; да установите ползотворен контакт. Различната цел изисква и различна насока на съдържанието. Ето няколко съвета за това как правилно да определим целта на срещата:
    • Ако провеждате първа среща с потенциален нов клиент, то вашата най-важна цел е да направите добро впечатление и да спечелите доверието му
    • В случай че срещата е поредна, но с потенциален нов клиент, основната цел би била да предложите конкретно решение за неговите проблеми, с които вече сте запознати.
    • Ако съществуващ клиент ви покани, за да поговорите за нов проект, то най-важната цел е да го убедите, че имате правилните способности и опит, за да се справите с тази нова задача.
    • Целта може също така да е предаване на определена информация по най-подходящия начин. Може би се налага да обучите някой на нещо или да представите сложна концепция на разбираем език.
  1. Обхват и формулировка: За добра основа в презентациите се счита правилото – 10/20/30, чийто пионер е Гай Кавазаки. А правилото е доста просто: Една Power Point презентация, следва да съдържа 10 слайда, да продължи не повече от 20 минути и да използва шрифт не по-малък от 30 пункта. По темата можете да намерите материали с простичко търсене в мрежата. Ето някои от основните фактори, с които трябва да се съобразите:
    • Разберете с колко време разполагате и как ще следите дали се придържате към времевите рамки. Колко време ви отнема говоренето по всеки слайд?
    • Установете какъв тип е аудиторията и колко е многобройна – колкото по-голям е броят на хората, толкова по-голяма е вероятността вашата публика да е разнородна, което поражда необходимост нивото на езика и детайлите да са по-общи. Избягвайте обемните текстове, когато презентирате пред аудитория. Това ще накара присъстващите да четат, вместо да ви слушат. Или още по-лошо – да игнорират напълно слайда и да не прочетат нищо. Отбележете само най-важните послания, а останалото разкажете.
    • Подгответе си бекъп слайдове – това могат да са допълнителни, второстепенни теми, които да илюстрират по-подробно някои от разгледаните теми в основните слайдове или някакъв друг вид развлекателно съдържание обвързано с основната тема.
  1. Сценарий: За да не се губите в своята презентация и да сте сигурни, че ще постигнете желаната цел, е най-добре да създадете примерен сценарий. Той ще ви помогне да се справите с непредвидени ситуации и ще ви послужи:
    • Да определите какво е основното послание на всеки отделен слайд и коя е информацията, която задължително искате да предадете. Има ли конкретен елемент, към който ще насочите вниманието на аудиторията докато сте на даден слайд, какво ще прочетете от него и какво трябва да кажете от онова, което не е написано? Иначе казано: какво се налага да запомните наизуст?
    • Да установите какви са възможните въпроси, които могат да възникнат по съдържанието на слайда и как ще им отговорите
    • Да измислите как ще действате ако ви прекъснат
    • Да сте подготвени ако имате време за запълване – имате ли подготвени теми, за да предизвиквате дискусия?
    • Да сте подготвени, ако времето не ви достига – ако се наложи да съкратите презентацията и ви остават 5 минути, какво е най-същественото, което трябва да кажете, кои слайдове можете да пропуснете и през кои трябва да минете задължително?
  1. Обратна връзка и практика: Говоренето пред публика е вродена способност за някои хора…и ужасяващо преживяване за други. Независимо в коя група спадате вие, има един сигурен начин да се подготвите за такава ситуация и това е практиката в среда, която максимално се доближава до реалната. Независимо дали сте опитен ветеран в изнасянето на презентации или правите първите си стъпки, трябва да сте минали през серия задължителни репетиции и „сухи“ тренировки, за да може презентацията ви да мине безпроблемно. Ето някои полезни насоки:
    • Ако се притеснявате да говорите пред публика, започнете с репетиции наум в изправена позиция. Следващата стъпка е да започнете да изговаряте своята презентация на глас и по възможност – пред огледало. Това ще ви даде необходимата основа да направите първите си стъпки пред хора на живо.
    • Помолете свои колеги да ви отделят време и презентирайте пред тях. Така ще може да получите съвсем конкретен опит и да разберете върху какво се налага да работите допълнително и с какво се справяте успешно. Възползвайте се от насоките и съветите на вашите колеги. Ако не успеете да убедите колеги, поканете близки приятели на гости, без да им казвате, че ще се упражнявате върху тях, купете няколко пакета солети и им организирайте една от най-скучните вечери в годината.
    • Дори и да нямате възможност да презентирате на живо, винаги е умна идея да получите второ мнение за своята презентация от колеги. В най-лошия случай изпратете презентацията си по мейл – няколко чифта очи и различна перспектива винаги са добра идея, когато целта е съдържанието ви да е безупречно. Ако се налага, може да подкупите колегите: предложете им в замяна на тяхната оценка да им купите вафла или кафе. Не и двете обаче. Не искате да ги разглезвате.
    • Напълно нормално е да сте притеснени и нервни докато презентирате. Но никога не го споменавайте пред аудиторията. Ако кажете, че сте нерви, опитвайки се да го замаскирате като шега, всъщност предизвиквате публиката да се взира във вас, за да забележи сигналите на тревожност, които изпращате. Истината е, че най-вероятно аудиторията изобщо няма представа, че сте притеснени.

Очаквайте продължение!