Част I – Подготовка за срещата и предварително планиране
Всички са чували фразата „Който не успее да планира, планира да не успее“, приписвана на Бенджамин Франклин: един от пионерите в сферата, известна днес като „time management”. Въпреки че Франклин е живял през 18 век, този постулат важи с пълна сила за всички тънкости на бизнеса днес. В частност, за провеждането на добра презентация, която да предизвика гръмки, спонтанни аплодисменти, на които би завидял и оркестърът на виенската филхармония след новогодишния си концерт.
За да стигнем дотам, ще започнем от стъпките, които е добре да изпълните преди да пристъпите към самата презентация. Не прескачайте тази фаза и отделете време на предварителната подготовка! Колкото и обидно лесен и тривиален да изглежда този етап на пръв поглед, именно той ще ви помогне да се откроите сред всички останали, дори преди да сте стигнали до самата презентация.
Ето някои от основните точки, на които трябва да обърнете внимание:
1.Логистика: Уточнете къде ще се състои срещата и как ще стигнете дотам. Преценете колко време ще ви отнеме, за да не се налага да тичате през глава, да засичате други шофьори по пътя или да се спъвате по стълбите на метрото, в резултат на което да стигнете до уреченото място изнервени и потни. Когато имате важна презентация, не е лошо да планирате да пристигнете поне 15 минути по-рано, дори когато клиентите идват при вас. Това ще ви даде време да се подготвите, да се ориентирате в обстановката и дори набързо да преминете през презентацията си наум. Малко неща правят по-лошо впечатление от човек, който закъснява за професионална среща, особено ако е първа. Вие бихте ли се доверили на някой, който дори не може да спази уговорка за среща и да се появи навреме? Въпросът е риторичен. Оценявайте времето на другите и се постарайте да не го пилеете. Разбира се, понякога има непреодолими фактори – ако разберете, че е неизбежно да закъснеете, предупредете поне 30 минути по-рано.
2.Аудитория: Бъдете максимално подготвени и направете предварително проучване на аудиторията. Добра отправна точка са уебсайтът и социалните профили на компанията – ориентирайте се каква е основната насока на дейността й, кои ще са конкретните участници на срещата и какви са техните длъжности/отговорности, как са разбрали за вас и защо са ви поканили. Колкото по-прецизно сглобите пъзела от информация за това, което ви очаква, толкова повече увеличавате шанса да проведете презентацията си гладко.
3.Ресурси: Подсигурете се за всички възможни сюжети. Ако презентацията е в офис на клиента, поинтересувайте се дали има всички необходими условия: проектор, запазена заседателна зала. Ако презентацията е във вашия офис, предварително пробвайте техниката, с която ще презентирате и направете необходимите настройки. Подсигурете правилен кабел или преходник за лаптопа, който използвате. Ако използвате електронна показалка, проверете батериите предварително и подсигурете резервен чифт, ако се налага. Ако имате 30 минути за среща, а се наложи да прекарате първите 10 в настройка на проектора и компютъра си, сами се лишавате от ефективно време.
4.Технологии: Изяснете носителите, чрез които ще презентирате и все пак бъдете подготвени с резервни варианти. Дори и да носите собствен лаптоп, бъдете готови с копие на презентацията на преносим носител – така ще сте подготвени, ако лаптопът реши да ви предаде в последния момент. Ако се наложи да презентирате на чужд компютър, нямате гаранция, че той ще е със съвместим софтуер и ще поддържа формата на вашата презентация. За целта запазете своята презентация в няколко формата (PPT/PDF).
Очаквайте продължение на материала – как да подготвим съдържанието на презентацията!