Част 3 – Водене на срещата и изнасяне на презентацията
След като сте помислили и предвидили всичко около организацията на презентацията (Част 1- Подготовка за срещата и предварително планиране), определили сте съдържанието (Част 2 – Съдържание на презентацията) е време да преминем към самото представяне на презентацията.
Ето и някои ценни съвети, към които да се придържате по време на самата презентация
- Начало– започнете с изграждане на доверие между вас и публиката.
- Представете себе си и темата, по която ще говорите. Представете целта на презентацията и какво очаквате да постигнете. Колко време ще отнемете на публиката. Представете своята квалификация по темата – защо сте там и защо публиката трябва да слуша това, което говорите? Не подценявайте тези стъпки, практиката показва, че ще изпадате в ситуации, в които хората изпратени на срещата са разбрали за нея преди 15 минути и са изпратени от своя мениджър колкото да запълнят нечие присъствие. Ако сте подготвени, това не би трябвало да ви обезкуражава.
- Взаимодействайте с публиката – още в началото ангажирайте публиката и бъдете готови с техники за „разчупване на леда“, които спомагат за създаването на благоприятна среда. Използват се, когато събитието изисква ефективно и комфортно взаимодействие между участниците. Ако аудиторията е малка можете да помолите всеки да се представи и да каже с какво се занимава. Ако аудиторията е голяма можете да зададете въпрос с опции и да помолите хората да вдигнат ръце в зависимост от избора, в който попадат.
- Ако презентирате рано сутрин или непосредствено след обедна почивка, подгответе т.нар. Energizers. Използват се за повишаване на енергийните нива, събуждат мозъка и настройват участниците за предстоящата презентация. В интернет може да намерите многобройни примери за енерджайзър дейности, които да използвате.
- Покажете ангажираност и персонално отношение – споменете нещо, което сте научили за компанията/аудиторията чрез техния уебсайт или от вашия опит в областта. В повечето случай едно две изречения са достатъчни и могат да направят чудеса за начина, по който аудиторията ще възприеме казаното от вас. Например, ако сте изнасяли подобна презентация пред друг клиент в същия сектор – споменете какви са основните тенденции, които са се откроили при предишните дискусии. Какви са приликите и разликите спрямо това, което вече сте изпитали?
- Език на тялото – Как да се държите по време на самата презентация?
Езикът на тялото е скритата съставка за успех, на която рядко обръщаме внимание. Когато подготвяме презентация, предвиждаме възможните въпроси, проучваме аудиторията, но не се замисляме за невербалните сигнали, които изпращаме. Обучени сме да мислим за това, което ще кажем, но рядко се замисляме как искаме да го кажем.
Според проучвания, между 60%- 93% от нашата комуникация е невербална, което включва език на тялото, тон на гласа и лицеви изражения. Ето защо езикът на тялото е мощен инструмент, който трябва да ползвате, когато презентирате.
Следват някои основни насоки, които да следвате:
- Зрителен контакт – Взирането в една и съща точка по време на цялата презентация е неангажиращо и скучно за аудиторията. Когато говорим пред голяма аудитория е трудно да се осъществи зрителен контакт с всеки участник, но е важно да се опитаме да се свържем с колкото се може повече. Постарайте се да насочите погледа си към всички ъгли на залата, като минавате през средата, сякаш изписвате фигурата 8. По този начин участниците от всички секции на залата ще почувстват, че говорите директно към тях.
- Ако говорите пред малка аудитория, опитайте се да погледнете в очите всеки един участник, поне веднъж по време на презентацията.
- Позиция на тялото – Независимо дали презентирате прави или седнали, стойката на тялото ви трябва да бъде изправена и отворена. Това ще ви накара да изглеждате и да се чувствате уверено, показвайки на аудиторията, че това, което имате да кажете е важно и заслужава внимание. Ако се налага да посочите нещо или да се обърнете към слайдовете, внимавайте да не загърбвате аудиторията.
- Бъдете открити и отворени към участниците. Избягвайте „блокиращо поведение“ като се уверите, че между тялото ви и аудиторията няма прегради. Разбира се може да държите микрофон, но не е препоръчително пред вас да има чаша вода или да държите листове хартия пред гърдите си.
- Интонация на гласа – Всички знаем как монотония говор буквално приспива мозъка. Променяйте интонацията на гласа си, за да държите вниманието и интереса на аудиторията.
- Езикът на тялото на аудиторията – Следете аудиторията и ако забележете, че голяма част от участниците са със скръстени ръце, задайте въпрос, на който трябва да се отговори с вдигане на ръка. По този начин ще ги накарате да се „отключат“ и ще ангажирате вниманието им към темата.
- Заключителна част
- Добре е да завършите с „call to action” слайд последван от слайд с вашите координати за контакт. Посланието трябва да е кратко и ясно – „свържете се с нас“, „купете си“, „пробвайте“, „доверете ни се“, „използвайте наученото“ и т.н.
- Ако се налага използвайте своите бекъп слайдове – ако имате допълнително време, тук можете да обърнете внимание на второстепенни теми или да събудите интерес към последващи теми и дискусии
- Не оставяйте действието в ръцете на аудиторията и не очаквайте тя да ви води. Ако не получите въпроси по презентираната тема, задайте им вие въпроси с които да ги ангажирате. Някои прости примери: „актуален и полезен ли беше презентирания материал?“; „Какви са вашите предизвикателства свързани с тази конкретна тема?“ „Виждате ли решение на проблемите си от разискания материал?“ и т.н.
- В случай, че не са ви представили своя визитна картичка запишете техните координати – имена и работен мейл, чрез които да продължите комуникацията.
- След презентацията изпратете персонализиран follow up имейл на участниците, в който благодарите за отделеното време и внимание. Изисква минимални усилия, но ви откроява и разграничава от конкуренцията, а благодарността е чудесен начин да създадете връзка.